1. Eesmärk ja eelarve
Enne kui sa üldse ruume vaatama hakkad, vasta ühele küsimusele: miks te kokku tulete? Kas tähistate aastalõppu, tähistate valmis projekti, teete meeskonna sisekoolitust või lihtsalt tahate koos vabas õhkkonnas aega veeta? Eesmärk määrab kõik ülejäänu — kava, ruumi paigutuse ja isegi toidu.
- Sõnasta üks selge eesmärk (näiteks "meeskond tunneb end pärast õhtut ühtsemana").
- Pane paika ligikaudne osalejate arv — see on aluseks kõigele muule.
- Määra eelarve raamid ja otsusta, mis on selle sees: ruum, toit, jook, meelelahutus.
- Otsusta, kes vastutab. Üks inimene hoiab niidid koos, ülejäänud aitavad osade kaupa.
2. Kuupäev ja aeg
Kuupäev on kõige raskem osa, sest see peab sobima võimalikult paljudele. Mida varem sa selle paika paned, seda tõenäolisemalt saavad kõik tulla.
- Paku välja kaks-kolm kuupäeva ja lase meeskonnal hääletada.
- Kontrolli, et valitud päev ei kattu suurte tähtaegade ega puhkuste ajaga.
- Otsusta kestus — kas paaritunnine õhtu, terve õhtu või kogu päev.
- Broneeri ruum kohe, kui kuupäev on selge. Head kohad lähevad kiiresti, eriti sügisel ja detsembris.
3. Ruumivalik
Sa vajad kohta, kus teie seltskond mahub mugavalt ära ja tunneb end hästi. Just siin tasub mõelda privaatsusele: kui saal on ainult teie päralt, ei pea keegi arvestama ruumis viibiva võõra seltskonnaga. Privaatses ruumis tunnevad inimesed enda vabamalt.
Kirowi saal Viimsis on hea näide sellisest kohast. See on privaatne elamussaal Kaluri tee 5, umbes 25 minuti autosõidu kaugusel Tallinna kesklinnast. Ruum jaguneb kolmeks tsooniks — suur 100 m² saal, vaibaga tuba ja roheline lounge. Olemas on nii tantsuala kui ka lava-ala.
- Kontrolli mahutavust oma paigutuse järgi.
- Mõtle, kas soovid ühte suurt lauda või pigem vabu tsoone, kus inimesed liiguvad.
- Küsi, kas ruum on tervel õhtul ainult sinu seltskonna päralt — see muudab õhkkonna palju hubasemaks.
4. Tehnika
Tehnika on see osa, mis kipub ürituse alguses üllatama, kui seda pole eelnevalt läbi proovitud. Aeg ettevalmistuseks säästab sind kohmetust hetkest, kus ekraan jääb pimedaks ja kõik ootavad.
- Selgita välja, mida sa vajad: projektor, ekraan, heli esitluseks või muusikaks.
- Kirowi saalis on hinna sees projektor, ekraan, WiFi ja helitehnika — mugav, sest sa ei pea seda eraldi rentima.
- Pea meeles: kohapeal ei ole eraldi tehnikut. Testi oma arvutit või seadet ühenduse ja heliga enne üritust, nii et kõik toimib kohe.
5. Toitlustus
Toit ja jook hoiavad õhtut koos. Siin on sul kaks head teed ja mõlemad toimivad.
- Too oma toit — kui teil on lemmikpakkuja või tahate ise midagi teha, on oma toidu toomine lubatud.
- Telli Kirowi kaudu — kui sa ei taha ise vaeva näha, saad toitlustuse tellida otse saali kaudu. Küsi selle kohta pakkumist ja pane menüü varakult paika.
- Kaalu baariteenust — see on eraldi tellitav ja hoiab joogipoole professionaalselt käigus, nii et sina saad külalistega tegeleda. Ka baariala nõud ja püstiseisulauad on renditavad.
- Alkoholi ja korgitasu osas küsi enne täpsustust.
6. Õhtu kava
Isegi vaba õhtu vajab kerget struktuuri, muidu jääb algus kohmetuks ja lõpp venima. Kava ei pea olema jäik — see on pigem selgroog, mille ümber õhtu ise voolab.
- Pane paika saabumine ja tervitusjook, et esimesed külalised ei jääks tühjuses seisma.
- Kui on ametlik osa — kõne, tänuavaldus, esitlus — planeeri see õhtu algusesse, mil kõik on veel värsked.
- Jäta vaba suhtlus ja meelelahutus keskele ja lõppu. Kirowi tantsuala ja lava-ala annavad selleks loomuliku koha.
- Määra ligikaudne lõpuaeg ja anna see külalistele teada.
7. Praktiline korraldus
Viimased detailid on need, mida keegi tavaliselt ei märka kui need on korras. Kui aga midagi puudu jääb, torkab see kohe silma. Käi see nimekiri siin enne ürituse päeva veel korra üle.
- Ligipääs: kontrolli, kuidas külalised sisse saavad. Kirowil on oma sissepääs otse tänavalt ja kaldtee, nii et ratastooli või vankriga on ligipääs tagatud.
- Siseruum: üritus toimub siseruumis, seega ilmast sõltuvusse jääda ei pea.
- Suitsuvaba: ruumis ei suitsetata — hea on see külalistele varakult öelda.
- Naabrid: hoia mõistlikku mürataset, eriti hilisemal ajal, et austada ümbruskonna inimesi.
- Koristus: koristuse saad tellida lisateenusena.
Broneeri oma üritus
Kui käisid selle checklisti läbi, on sul kogu pilt olemas ja järele jääb ainult koht kinni panna. Räägi meile oma üritusest — kui suur seltskond, mis meeleolu ja mida vajad — ja leiame koos parima lahenduse. Kirjuta liina@kirowi.ee või helista +372 5656 7651 ning broneeri Kirowi saal oma järgmiseks firmaürituseks.
Loe ka: Broneerimine · Kellele meie ruum sobib · Võimalused